发表的论文数量呈指数增长(据估计每年有140万篇)，这使我们越来越难以管理大量的科学信息。在我们的职业生涯中，我们每个人都有一些协议（protocol）或习惯来寻找和组织期刊论文和其他参考文献。
但这些整合文献的习惯大多数可能是由旧的惯例和懒惰的思维所塑造，而不是一套从长期来看能帮助我们节约时间和提高效率，有结构有体系的方法。
随着Web2.0的出现，处理信息的新方法正在出现。例如，传统的独立参考文献管理工具（如EndNote）正在得到集中资源的补充，比如RefWorks和网络书签式文献工具（Zotero）。这种个人信息和公共信息的融合，能通过更好地组织信息和资料，给提高知识管理效率带来了新可能，也有助力科学的发展。
科研人员如何才能科学、系统地管理和组织文献和学术文档呢？
以下八条实用原则，尽管不是面面俱到，但能指导我们如何做到一点，从而有利于我们对科研的知识管理有更加系统全面的认识。
原则一：深入理解所在领域
科学成功的必要先决条件是对你的领域有深入的了解。这些知识包含在不断增长的科学论文网络中。鉴别出具有开创性意义的论文，通常是根据它们被引用的次数来确定，这样就可以在网络上搜索其他经常被引用的论文。可以使用免费工具搜索相关内容的论文，如Google Scholar、CiteSeer或PubMed。Web of Science提供了更好的用户界面，大多数大学都能访问。
但注意“自证预言”的危险——已经被引用多次的论文，再次被引用的次数就越多。这样一些有用的论文可能会变成孤儿不被引用，而同一作者（大咖）即使相关性较低的论文会被引用。所以这些工具应该与被这些工具识别的论文内容一起使用。这就是第二条规则。
原则二：找出领域内核心论文
将你的论文分类为：与你的研究有联系的论文和“最核心的论文”。一种方法是使用引用管理工具提供的特性。这个核心论文将成为你挖掘其他新文献的种子。此外，大多数期刊提供了一个列表，其中包括了那些引用了核心论文的其他论文。
保持对引用核心文献的新文章了解，你可以创建一个「Citation Altert」来完成。许多期刊和论文搜索引擎(PubMed，Web of Science)都提供这样个性化的设置。
原则三：保持对文献的关注
创建引用提醒是一个很好的开始。然而，相关论文仍可能被遗漏。Faculty of 1000提供一项服务——专家对医学和生物学领域的各种期刊的现有研究论文进行排名和评论，以确定最有价值的出版物。
尽管你可以根据自己的兴趣定制服务，但是对你研究的贡献可能不仅仅来自于1000名学者评审的尖端论文。因此，依然建议手工检索最新文献。你可通过订阅你感兴趣的期刊的RSS来实现。使用feed聚合器，比如FeedReader，你可以自动接受最新一期的论文。你还可手动/自动管理关键词来找到有趣的论文。
原则四：存档电子文件
虽然阅读打印出来的文档更方便，但电子文档更易于组织、维护和迁移。将文章的PDF版本保存在一个按照层次结构组织的文件夹结构中，并给文件命名为有意义的名称。拥有电子文档还可以让你使用搜索工具（比如Everything），全局搜索电子论文的内容。
这可能会让你深入了解交叉链接，或者只是简单地识别包含你想引用的短语的文章。当然，这些PDF 会成为你的本地图书馆，自己还可离线工作。
原则五：存档参考文献
在找到新文献后，通常的做法是把它打印出来，然后放在桌子上的“待读”文件堆里。这是不错的习惯，会驱使自己去阅读，但它不够有条理。重要的是要立即将参考文献归档。这篇论文的下载源经常提供EndNote或Jabref等程序的参考记录，支持RefWorks或citeUlike等在线参考数据库，以及del.icio.us或Connotea等更服务。
原则六：给待读论文贴标签
如果你没有马上阅读这篇论文，你可能会忘记为什么你一开始认为它很重要。在纸上贴上标签，写上你希望从中获得什么，或你是如何找到这篇文章的，这样你以后阅读起来会更容易。
所有这些都可以在您的参考文献管理器中完成，同时使用一个标志来突出未读的文献。
原则七：使用标签和分组
根据你的参考文献软件，标签或分组是管理文献的主要方法，而挑战是如何在必要的细节和组织树的深度之间找到一个很好的平衡点。这样做的目的不是用一个名字来总结论文的内容，而是将类似的论文分组。
例如，在搜索PDB数据库的引用时，您可能会发现打开“资源和数据库”这一文献分组，并扫描内容比通过关键字搜索作者或确切的标题更有用。
原则八：写综述做总结
虽然写综述很费时间，但总结一篇论文的内容和记录，对你来说重要的事情有两个好处。
首先，尽管内容看起来很容易记住，但你很快就会忘记细节。阅读论文总结将节省你以后的时间。
第二个好处是，总结和重新释义论文的内容，迫使你理解文章的核心信息，并把将它们转化到自己的研究中。
